福建江夏学院档案查询利用制度

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《高校档案管理办法》，结合学院档案工作实际，特制定本制度。

一、学院档案分为已开放档案、未开放档案。档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。档案利用实行登记审批制度。档案利用一般应在阅档室内进行。

二、已开放档案的查阅

（一）本单位人员申请查阅已开放档案，须填写《学院档案查询和利用效果登记审批表》，办理登记审批手续后，方可查阅。

（二）外单位人员申请查阅已开放档案，须持介绍信、身份证、工作证等有效证件，填写《学院档案查询和利用效果登记审批表》，经党政办公室负责人审批后，方可查阅。

（三）港澳台同胞、海外华侨、外国人或者外国组织申请查阅已开放档案，须由外事部门介绍，填写《学院档案查询和利用效果登记审批表》，经党政办公室负责人审核，分管院领导审批后，方可查阅。

三、未开放档案的查阅

单位和个人申请查阅未开放档案，实行分类分级管理。

（一）珍贵档案，党委会、党委民主生活会、校长办公会记录、纪检监察审计材料、重大突发事件材料、重要信访材料、案件调查材料等需经党政办公室负责人审核，分管院领导审批后，方可查阅。

（二）会计档案、科研档案、基建档案等需经档案形成部门负责人和党政办公室负责人共同审批后，方可查阅。

（三）涉密档案原则上不提供查阅。若确有需要的，须经学院保密工作领导小组审查，党政办公室负责人审核，分管院领导审批后，方可查阅。

四、档案的借阅

学院档案原则上不借阅，不得任意复制。本单位人员若确需要借阅，应向学院综合档案室提出申请，经登记审批后方可借阅。档案借出一般不超过5天，因特殊需要继续借阅，须办理续借手续。借出最多不超过10天。借阅时，由借阅人和档案员当面清点卷（册）数；归还时，当面清点检查，核对无误后注销借阅手续。档案复制一般由档案人员办理。

（一）本单位人员申请借阅已开放档案，须填写《学院档案查询和利用效果登记审批表》，经党政办公室负责人审批后，方可借阅。

（二）本单位人员申请借阅未开放档案，须填写《学院档案查询和利用效果登记审批表》，经档案形成部门负责人和党政办公室负责人审核，分管院领导审批后，方可借阅。

（三）涉密档案原则上不提供借阅。若确有需要，须经学院保密工作领导小组审查，党政办公室负责人审核，分管院领导审批后，方可查阅。

（四）外单位人员不得借阅本院档案。

五、声像档案、实物档案和电子档案一般不提供原件利用。如确有需要，须经党政办公室负责人审批，必要时还须相关院领导审批。

六、在法律规定的范围内，学院综合档案室可依照查档情况出具档案证明。凡单位及个人利用档案用于个人或商业目的的，可按规定对其收取一定费用。

七、档案利用者要爱护档案，要对档案的安全、保密、完整负责，不得随意增删、涂改、撕毁、逾期不还，更不能丢失。对违反规定者，将依照有关法律法规追究责任。